Vremea exactă este esențială pentru aviație, din momentul în care o aeronavă pornește motorul până la sosirea la destinație, aceasta poate avea un impact major asupra zborului, mai ales din punct de vedere al siguranței zborului, cât și aspecte mai puțin importante legate de timp, carburant,etc. Există multe elemente ale vremii care pot afecta siguranța și desfășurarea unui zbor. Precipitațiile, cum ar fi ploaia, zăpada sau gheața nu sunt singurii factori meteorologici care influențează zborurile. Vântul, plafonul de nori și turbulențele pot afecta negativ operațiunile și pot provoca probleme.
Acesta este motivul pentru care accesul la informații meteo exacte și oportune și la informații (pe rută) este esențial pentru cei care planifică și operează aceste zboruri. Formularele și hărțile incluse în documentația de zbor trebuie tipărite și completate în limba engleză sau în limba română, după caz. Într-un raport meteorologic, toate abrevierile și unitățile de măsură vor fi folosite respectând RACR-ASMET și procedurile specifice asociate.
Unitatea meteorologică aeronautică care a furnizat documentația de zbor trebuie să păstreze o copie scrisă sau tipărită a acestei documentații, cuprinzând hărțile sau formularele specifice, furnizate membrilor echipajelor aeronavelor, pentru o perioadă de cel puțin 30 de zile de la data furnizării. Aceste informații trebuie să fie disponibile, la cerere, pentru anchete sau investigații și, în acest caz, trebuie să fie păstrate până la terminarea anchetei sau a investigației.
Hărțile incluse în documentația de zbor trebuie să fie foarte clare și lizibile și trebuie să aibe următoarele caracteristici fizice: - pentru facilitare, dimensiunea maximă ale hărților trebuie să fie aproximativ 42 x 30 cm (format standard A3) și dimensiunea minimă de aproximativ 21 x 30 cm (format standard A4).
Alegerea între aceste două formate trebuie să depindă de lungimea rutei și de cantitatea detaliilor care trebuie să fie reprezentate pe hartă, după cum a fost agreat între administrația meteorologică aeronautică și beneficiari; - principalele caracteristici geografice precum liniile de coastă, principalele cursuri de apă și principalele lacuri trebuie să fie prezentate într-un mod ușor de recunoscut; - pentru hărțile întocmite pe calculator, datele meteorologice trebuie să aibă prioritate asupra informațiilor cartografice de baza, primele anulându- le pe cele secundare ori de câte ori acestea se suprapun; - principalele aerodromuri trebuie să fie reprezentate prin puncte și indicate prin prima litera a numelui orașului pe care îl deservesc, nume care se găsește în Tabelul AOP din EUR-ANP; - grilă geografică formată din meridiane și paralele ce trebuie să fie reprezentate prin linii, punctate la intervale de 10 grade, atât în latitudine cât și în-longitudine; spațiul între puncte trebuie să fie de 1 grad; - valorile de latitudine și longitudine trebuie să fie indicate în diferite locuri pe hartă (și nu numai pe marginile acesteia); - legenda hărților trebuie să fie clară și simplă și trebuie să indice, fără ambiguitate, numele centrului de prognoză care emite harta, tipul hărții, dată și ora de valabilitate și, dacă este necesar, tipul de unități de măsură utilizat.